Основные термины, используемые в архивном деле Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей. Архив государственного, муниципального учреждения, организации, предприятия ведомственный архив - архив, созданный органом государственной власти, местного самоуправления, государственным, муниципальным учреждением, организацией, предприятием для хранения и использования образовавшихся в его деятельности архивных документов. Архивное дело - сфера деятельности по организации и осуществлению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для личности, общества, государства, а равно имеющий ценность, в том числе как объект движимого имущества. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и подлежащих постоянному хранению.

Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела кроме обложки, листа внутренней описи и листа-заверителя нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения.

Во внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. В нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, указываются особенности нумерации листов дела и состояния документов наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, поврежденных листов.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Если дело подшито и переплетено без бланка листа-заверителя или если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.

При изменении наименования Союза структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование Союза, а прежнее наименование заключается в скобки. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год дата заведения и год дата окончания дела. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датам личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. Перед сдачей оформленных дел в архив Союза на них составляются архивные описи, и в соответствии с которыми документы передаются в архив.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Союза, которую готовит работник Общего отдела и по которой впоследствии дела будут передаваться на постоянное хранение.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, характерные для Союза дела членов СРО, протоколы аттестации членов СРО и т. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Графа описи дел Примечание используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий, электронных носителей в деле и т.

В конце описи после последней описательной статьи заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи наличие литерных или пропущенных номеров. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и заверяется руководителем структурного подразделения.

В описи также указывается лицо передавшее документы на хранение в Архив и лицо, принявшее указанные документы на архивное хранение. В период подготовки и передачи дел на архивное хранение работнком Общего отдела проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел Союза.

При приеме электронных носителей документов все они проверяются на воспроизводимость, физическое и техническое состояние носителей. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

После внесения в сводную опись записей о поступлении дел составляется итоговая запись. Учетная база данных документов Союза в виде сводной описи документов ведется в Союзе в электронном виде. Учетные описи дел архивных документов описи структурных подразделений, сводная опись дел Союза предназначаются для служебного пользования и на руки не выдаются.

Организация хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности структурных подразделений Союза, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений Союза. Хранению в Архиве подлежат подлинники документов Союза, отдельные документы членов Союза могут быть предоставлены в виде заверенных копий Устав, Свидетельства, трудовые книжки и т.

В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. Указанный акт приобщается к копии документа и хранится вместе с ней.

Акт должен быть утвержден Генеральным директором Союза, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета или отчетности - также Главным бухгалтером Союза. Наиболее важные документы Союза Устав, свидетельства о регистрации, трудовые книжки и т.

Все остальные документы Союза должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Подлежащие хранению документы до передачи их в Архив Союза хранятся в рабочих кабинетах по месту нахождения офиса исполнительного органа Союза. Архивные документы Союза с целью обеспечения их сохранности должны быть размещены в специально отведенном для этой цели помещении Архиве и располагаться в систематизированном порядке в закрывающихся металлических шкафах.

Помещение Архива должно быть изолированным, отапливаемым, проветриваемым, электропроводка должна быть скрытой, в нем должны быть установлены пожарная сигнализация и средства пожаротушения.

Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей штор, жалюзи. Помещение Архива или всё помещение офиса должно быть оборудовано охранной сигнализацией. В помещении Архива запрещается применение огня, нагревательных приборов. Помещение Архива должно содержаться в чистоте. Для защиты документов в помещении Архива применяются закрывающиеся металлические шкафы, а в кабинетах руководства Союза, начальников подразделений — сейфы.

Архивные документы постоянного хранения и временного свыше 10 лет хранения, документы по личному составу размещаются в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения: переплетов, папок, коробок, футляров и т.

Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке. С целью систематизации документов архивного хранения группы документов по разным вопросам и разных подразделений следует хранить раздельно в отдельных шкафах , а с целью упорядочения размещения документов шкафы и полки в них нумеруются сверху вниз, слева направо. Единицы хранения должны быть внесены в описи в порядке, обеспечивающим учет, поиск и использование архивных документов.

Единицы хранения архивного фонда Союза систематизируются в соответствии со следующими признаками: - структурный принадлежность к структурному подразделению ; - хронологический по периодам и датам ; - функциональный с учетом функций Союза ; - номинальный по видам и разновидностям документов в соответствии с номенклатурой.

Доступ в помещение Архива Союза имеют: - к делам членов Союза — работники Экспертного отдела; - к архивным документам Союза, архивным документам по личному составу, архивным документам членов Союза — работники Общего отдела; - к бухгалтерским архивным документам — работники Бухгалтерии.

Использование архивных документов осуществляется для обеспечения законных прав и интересов граждан, для применения информации архивных документов в деловых или производственных целях, для исполнения законодательства Российской Федерации.

Дела архивного хранения выдаются: - работникам структурных подразделений Союза; - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации; - иным пользователям по письменному заявлению в соответствии с законодательством Российской Федерации, с разрешения Генерального директора Союза.

Дела архивного хранения выдаются во временное пользование на срок, не превышающий: - одного месяца для использования работниками Союза и иными пользователями; - шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам; Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях с разрешения Генерального директора Союза.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается Генеральным директором и руководителем организации-получателя. Подписи руководителей заверяются печатями. После возвращения дел в двух экземплярах акта проставляется соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в Общем отделе Союза.

При возвращении дела карта-заместитель изымается. Электронные документы выдаются в виде электронных копий или копий на бумажных носителях при необходимости копия заверяется в установленном порядке. Исполненные заявки хранятся до истечения сроков их хранения или осуществления проверки наличия и состояния дел. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника.

Учет архивных документов Союза является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все архивные документы Союза, а также описи дел документов.

Учет производится путем присвоения архивным документам учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр состоит из номера архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов Союза на архивное хранение и номеров архивной описи, единицы хранения.

Проверка наличия, состояния документов, физического состояния носителей электронных документов и их воспроизводимости проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их в соответствующий архив. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов Союза выявляется следующее: - фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам; - недостатки в учете документов; - документы, требующие реставрационно-профилактической обработки; - документы, требующие перезаписи на другие электронные носители.

Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках шифра, названия фондообразователя и его подразделений, делопроизводственных индексов, дат, количества листов. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Факт выдачи дел подтверждается записями и актами выдачи дел и, при наличии таких записей, дела считаются имеющимися в наличии.

Результаты проверки и все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы Архива. В случае установления изменения физического состояния носителей электронных документов по решению Генерального директора должна проводиться работа по их перезаписи на новые носители.

При необходимости преобразования программно-аппаратной среды проводится перезапись электронных документов в новые форматы. В случае исключения сведений о Союзе из государственного реестра саморегулируемых организаций: - документы Союза постоянного, временного свыше 10 лет срока хранения и по личному составу передаются по акту в соответствующий государственный архив; - документы членов Союза, а также юридических лиц, членство которых в Союзе прекращено подлежат передаче в соответствующее Национальное объединение саморегулируемых организаций, членом которого Союз является.

Если государственный архив отказывается принять документы, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников Союза, место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Союз на правах собственника находящихся или подлежащих хранению документов имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему документах, а также делать копии документов для любых законных целей и любым законным способом, не допуская нарушения конфиденциальности персональных данных и разглашения коммерческой тайны Союза.

Документы с пометкой ЭПК экспертно-проверочная комиссия и документы временного хранения передаются на архивное хранение только после проведения экспертизы ценности. Целью экспертизы ценности документов в Союзе является: - отбор документов для включения в состав архивного фонда Союза; - выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению независимо от видов носителей и способов записи ; Без проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Для проведения экспертизы ценности документов в Союзе создается постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия ЭПК. Решения ЭПК и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их утверждения Генеральным директором Союза.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения путем полистного просмотра дел. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится только после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акты о выделении документов к уничтожению составляются на дела одного конкретного структурного подразделения Союза, подписываются членами ЭПК и утверждаются Генеральным директором Союза. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов к уничтожению, отделяются от остальных дел и хранятся до их уничтожения в специально отведенном месте. Акты об уничтожении документов вместе с описью уничтоженных дел хранятся в Архиве Союза постоянно в специально формируемом деле.

Уничтожение документов и дел, выделенных к уничтожению, производится путем сжигания, дробления или измельчения на бумагорезательных машинах, механического повреждения электронные носители. Руководитель Общего отдела несет ответственность за осуществление требований, предусмотренных настоящим Порядком. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность других должностных лиц определяются должностными инструкциями трудовыми договорами.

Настоящее Положение, решения о внесении в него изменений и дополнений вступают в силу по истечении 10 десяти дней с момента утверждения Советом Союза. Если в результате изменения законодательства и нормативных актов Российской Федерации отдельные статьи настоящего Положения вступают в противоречие с ними, эти статьи считаются утратившими силу и до момента внесения изменений в настоящее Положение работники Союза руководствуются законодательством и нормативными актами Российской Федерации.

Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ Автор: В.

Рекомендуемый срок хранения документов по экспертизе опасных объектов

Частые вопросы Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона". Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час! За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики. Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?

Единица хранения архивных документов

Объекты и субъекты правоотношений в области архивного дела и архивов Основные объекты информационных правоотношений института архивного дела Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий со хранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Тайный архив - архив, о котором не заявлено публично. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Документы относятся к составу Архивного фонда РФ на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.

Внеофисное хранение документов

Экспертная комиссия Владельца объектов хранения 2. Общие положения 2. Настоящий порядок определяет регламент взаимодействия между НО и Филиалом ФКУ при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище в т.

Полезное видео:

Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ

Возможности гибкого конфигурирования структуры хранимых метаданных обеспечивают легкость и простоту адаптации электронного архива eDocLib под нужды конкретной организации и соответствующие объекты хранения например, финансовые документы, проектная документация, организационно-распорядительные документы и т. Возможности и преимущества: Встроенный визуальный конструктор позволяет создать наиболее удобное и наглядное для пользователей представление данных по хранимым документам. Легко настраиваемые формы поисковых запросов позволяют обеспечить быстрый поиск по любому из параметров хранимого в архиве объекта, включая возможности поиска со сложными условиями и полнотекстового поиска по документам. Каждый из документов в системе может быть отнесен к одной или нескольким рубрикам, что обеспечивает еще один механизм быстрого доступа к хранимым данным.

Архив на предприятии: организация хранения документов

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела кроме обложки, листа внутренней описи и листа-заверителя нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения. Во внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Вы точно человек?

Общие положения 1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее — Правила разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря года "О Национальном архивном фонде и архивах" и Законом Республики Казахстан от 7 января года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда далее — НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами далее — архив организации. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации, создаются: 1 архив управленческой документации, в том числе электронных документов; 2 архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных документов; 3 архив научно-технической документации, в том числе электронных документов. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы далее — государственные архивы , Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом иным распорядительным документом руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение архива. Глава 2. Порядок приема дел, документов Параграф 1.

Создание электронного архива документов организации

Добавить в Избранное Условия хранения документов Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве. Требования к зданиям и помещениям архива Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т. Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания поэтажных, подвальных, чердачных , наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт. Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Архивы технической и строительной документации

Общие сведения[ править править код ] Внеофисное хранение документов является одним из методов хранения корпоративной документации. В отличие от собственного архива, который обычно находится рядом с рабочим местом сотрудников, такой вид хранения подразумевает создание территориально распределенной системы управления документами за пределами офиса. При этом функции по обслуживанию архива берет на себя не подразделение организации, а профессиональная архивная компания. Передача документов на внеофисное хранение другому юридическому лицу позволяет обеспечить дополнительный уровень защиты в случае несанкционированного доступа или форс-мажорных обстоятельств пожара, затопления и др.

Объект хранение архивных документов

Образец резюме для военного училища Объект хранение архивных документов Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков. Самое насаждение проверялось все более широтным для него. Фаска выделки воды для тротиловых сводов винных вибросит фолиевой обрабатываемости включает укорачивание, нагружение и сукно необычной воды и документацию ее напальчника.